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Aufgaben vor einer Objektübernahme

Die Arbeit eines Hausverwalters beginnt nicht erst am Starttermin seiner Bestellung - sondern schon lange vorher. Hier können Sie nachlesen, wie sich Ihr neuer Verwalter nach und nach in ein für ihn neues Objekt einarbeitet...

...vielleicht auch bald bei Ihrem Objekt?!

3 Monate vor Beginn der Verwaltertätigkeit

- Aktuelle Unterlagen beim bisherigen Verwalter abfordern:

  • Eigentümerliste mit allen Kontaktdaten
  • Höhe der aktuellen Hausgelder
  • Wirtschaftsplan des laufenden Jahres
  • Letzte Jahresabrechnung
  • Kontenplan
  • Einrichtung der neuen Gemeinschaftskonten (Treuhandkonten)

2 Monate vor Beginn der Verwaltertätigkeit

  • Einarbeitung aller objekt- und personenbezogenen Daten in die Fachsoftware
  • Einrichtung der buchhalterischen Vorgänge wie beispielsweise Lastschrifteinzüge oder Daueraufträge
  • Informationsschreiben an die Eigentümer zur Übernahme der Verwaltung mit Bekanntgabe der Kontoverbindungen und der Höhe des Hausgeldes
  • Terminierung der Übernahme aller Objekt-/ Verwaltungsunterlagen vom bisherigen Verwalter
  • Einrichtung der Ablagesysteme

Kaufmännische Übernahme - sofort nach Erhalt der Unterlagen

  • Übernahme aller Objektunterlagen (auch: Altakten) des Verwaltungsobjektes
  • Erstellung eines Übernahmeprotokolls mit Verzeichnis aller übernommenen Akten, Schlüssel, Gerätschaften - bei Dissonanzen im Beisein eines Beirates der Gemeinschaft
  • Detaillierte Sichtung und Kontrolle aller Unterlagen
  • Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit
  • Anpassung von Ablage und Ordnerstruktur an das eigene System
  • Prüfung aller vorhandenen Verträge (Wohngebäudeversicherung,
    Energielieferanten, Wartungsverträge etc.) auf Laufzeiten, Einsparpotentiale
  • Kündigung und Umdeckung von Verträgen, wenn erforderlich oder Gewinn
    bringend
  • Abgleich der Kontostände des Giro-/ Rücklagenkontos mit der Abrechung
  • Kontrolle des Vermögensstatus und Klärung eventueller Differenzen mit dem bisherigen Verwalter
  • Rundschreiben an alle Rechnungen stellenden Unternehmen, Behörden und
    Lieferanten in Sachen Verwaltungsübernahme
  • Erteilung von Einzugsermächtigungen, Einrichtung von Daueraufträgen für die ständig wiederkehrenden Zahlungsverpflichtungen
  • Überprüfung von rückständigen Hausgeldern oder Abrechungsfehlbeträgen und ggfs. erneute Abmahnung; Prüfung des aktuellen Standes eventueller
    Hausgeldklagen
  • Sofern andere Prozesse anhängig sind: Sichtung der Akten und des bisherigen Verfahrensverlaufs; Rücksprache mit Anwälten; Übertragung der Mandate zum eigenen (Haus-)Anwalt

Technische Übernahme - 3-4 Wochen nach Erhalt der Unterlagen

  • Detaillierte Ojektbesichtigung des Gemeinschaftseigentums
  • Fixierung der ermittelten Erkenntnisse vor Ort in Form eines schriftlichen
    Berichtes, der mit Fotos untermauert wird
  • Entwicklung und Aufstellung eines Aktionsplans für notwendige Reparaturen und Maßnahmen
  • Bei erforderlichen und kostspieligen Reparaturen oder gar Sanierungen:
    Aufstellung eines Instandhaltungs- und Finanzierungsplans für die nächsten fünf Jahre mit Abgleich der vorhandenen Rücklage

Checkliste für die Übergabe von Verwaltungsunterlagen